株式会社フォーカスシステムズ

企業行動規範CODE OF CORPORATE CONDUCT

内部統制システム構築の基本方針

1.取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制

(1) 当社は、法令をはじめ、「文書管理規程」「情報セキュリティ基本規程」その他社内規程に基づき、情報の保存・管理を行う。
(2) 代表取締役は、取締役の職務執行に係る情報の保存・管理に関する全社的な統括を行う責任者を取締役より任命する。
(3) 統括責任者は、取締役の職務執行に係る情報を社内規程に基づいて記録として保存・保管する。
(4) 保管される記録は、随時、取締役、監査役、会計監査人が閲覧可能な検索性の高い状況で保存・保管する。
(5) 情報セキュリティ基本方針、プライバシーマークおよび情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)に倣い、情報の保存・管理・伝達に適切な体制を構築する。

2.損失の危険の管理に関する規程その他の体制

(1) 企業の目的ならびに事業の目的に多大な影響を与える可能性のある事象(リスク)を以下のように区分し、管理体制を構築する。

  • 財務報告リスク
  • 品質リスク
  • 情報セキュリティリスク
  • 労務リスク
  • 法的リスク
  • 環境リスク
  • 事業継続リスク
  • 人的資源リスク
  • 財務リスク

(2) 「リスク管理規程」に基づき、財務報告リスクマネジメントシステムを指揮するため、リスク管理委員会を組織し、財務リスクに対する評価を行ない、リスクの回避・低減させる対応を取る。
(3) 使用人による情報漏洩による不正行為抑制のため、「秘密管理規程」、「懲罰規程」を定め、さらに社内規程遵守誓約書の自署提出を求める。
(4) デジタル情報に関するリスク管理は、当社が取扱うデジタル・フォレンジック製品により、情報漏洩ルートが的確に把握できるシステムを構築し、かつ社内研修の実施により抑止力機能を持たせる。

3.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

(1) 当社は、取締役会を月1回開催するほか、必要に応じて臨時に開催し、重要事項の決定ならびに取締役の業務執行状況の監督等を行う。
(2) 全取締役は、当社業務をそれぞれ所管し、適切に進捗状況を確認し、業務執行に関する効率化をはかる。
(3) 業務運営については、将来の事業環境等を踏まえ中期経営計画および各年度予算を立案し、全社的な目標を設定する。
(4) 各部門は、その目標達成に向けて具体的な施策を立案し実行する。
(5) 効率的な職務執行のため、「職務分掌規程」、「職務権限規程」により必要な職務の範囲および権限を明確にする。
(6) 環境変化に対応するため、機動的な組織変更を実施する。

4.取締役および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制

(1) 法令および定款に適合すべく社内規程の見直しを随時行い、必要に応じ社内教育を実施し、使用人による業務執行に対する意識を高める。
(2) 「取締役会規程」、「監査役会規程」、「社員就業規程」において、業務の適正な執行に対する体制を定義する。
(3) 法令遵守体制を堅持するために、使用人は、社内規程遵守誓約書に署名捺印をもって提出するものとする。
(4) コンプライアンス通報制度を構築し、法令および定款遵守の推進については、役員および社員等が、それぞれの立場で自らの問題として捉え業務運営にあたるよう、研修等を通じて指導する。
(5) 内部監査体制を構築し、業務執行の適法性を監査する。

5.企業集団における業務の適正を確保するための体制

イ.子会社の取締役等の職務の執行に係る事項の当社への報告に関する体制

(1) 「関係会社管理規程」に基づき、関係会社に関する業務を所管する取締役(所管取締役)が担当する。
(2) 所管取締役は、必要に応じて関係会社に対し書類等の提出を求め、関係会社の経営内容の把握に努める。

ロ.子会社の損失の危機の管理に関する規程その他の体制

(1) 「経理規程」に則った経理処理を求め、月次での報告を受ける。
(2) 関係会社は「リスク管理規程」に基づき、財務報告リスクへの対策実施状況および有効性をリスク管理委員会にて説明し、その評価を行う。

ハ.子会社の取締役等の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

(1) 関係会社の経営は、その自主性を尊重しつつ、相互信頼による共存共栄を基本とする。
(2) 重要案件については、取締役会の事前協議を行う。

ニ.子会社の取締役等および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制

(1) 企業集団の事業に関して所管する取締役を置くとともに、子会社に対して法令遵守体制を構築する権限と責任を与える。
(2) 子会社が構築する法令遵守体制について、当社管理本部がこれを横断的に推進し管理する。
(3) (2)の管理において監査を実施する場合には、当社の「内部監査規程」を準用する。

6.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項

(1)監査役の職務を補助すべき使用人は、内部監査室の社員とする。

7.監査役の職務を補助すべき使用人の取締役からの独立性に関する事項

(1)内部監査室の社員に対する人事異動・人事評価・懲戒処分については、監査役の事前の同意を得るものとする。

8.監査役の職務を補助すべき使用人に対する指示の実効性の確保に関する事項

(1)監査役の職務を補助すべき使用人に対して監査役は、監査業務に必要な指揮命令権を有する。

9.監査役への報告に関する体制

イ.取締役および使用人が監査役に報告するための体制

(1) 取締役は、会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事実を発見した場合、法令および社内規程に従い、直ちに監査役に報告する。
(2) 認識するリスクに対して内部監査室による内部監査を行い、内部監査室は、その結果を監査役会に報告する。
(3) 財務報告については、監視部門であるリスク管理委員会による分析を行い、その結果を監査役会に報告する。
(4) 使用人による内部通報については、通報の調査機関であるコンプライアンス委員会からリスク管理委員会に報告する。

ロ.子会社の取締役等および使用人またはこれらの者に相当する者から報告を受けた者が監査役に報告するための体制

(1) 子会社の担当取締役は、会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事実を発見した場合、直ちに監査役に報告する。
(2) 子会社の財務報告については、子会社の担当部門からの報告により監視部門であるリスク管理委員会による分析を行い、その結果を監査役会に報告する。
(3) 内部通報については、通報の調査機関であるコンプライアンス委員会よりリスク管理委員会に報告する。

10.監査役に報告をした者が、当該報告をしたことを理由として不利な取り扱いを受けないことを確保するための体制

(1) コンプライアンス通報規程」に準じ、当該報告をした者に対し、解雇その他いかなる不利益取扱いの禁止のほか、職場環境等が悪化することの無いような措置を講ずる。
(2) 子会社の使用人に関しても、(1)の扱いと同様に、不利益取扱い等に対する保護を行う。

11.監査役の職務について生ずる費用の前払い、または償還の手続きその他の当該職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項

(1) 監査役会は、職務の執行上必要と認める費用について、あらかじめ予算を計上する。
(2) 緊急または臨時の支出が必要となった費用の前払い、および支出した費用の償還を会社に請求する事ができる。
(3) 監査費用の支出については、効率性および適正性に留意する。

12.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

(1)監査役の実効性を確保するため、「監査役監査基準」、「内部監査規程」を制定する。
(2)監査役は、取締役会のほか、会社の重要な意思決定の過程および業務の執行状況を把握する。
(3)会社の重要な会議に出席するとともに、主要な稟議書その他業務執行に関する重要な文書を閲覧し、必要に応じて取締役または使用人にその説明を求める。
(4)三様監査(内部監査、監査役監査および会計監査人監査)の意義・目的を十分理解し、三様監査間の連携および相互補完を図る。

平成18年5月19日 制定
平成28年6月13日 改訂