散在した大量の情報や機微な情報も一元管理　WAN-RECORD Plus for On-premisesが支える行政機関の情報活用

導入の背景

・機微な情報を扱うため、外部クラウドの利用ができない
・社内の複数のシステムに大量のデータが散在
・必要な情報を探すのに多大な時間と労力がかかる

導入の効果

・オンプレミス環境で情報の一元管理と安全性を両立
・AI-OCR「処理」により、検索効率が大幅に向上

某行政機関様では膨大なデータを抱えながらも、検索性の低さやセキュリティ制約により情報管理に課題を感じていました。

そこで導入されたのが、オンプレミス環境で安全に利用できる 「WAN-RECORD Plus for On-premises」 です。

AI-OCRとの連携や自動化されたデータ移行により、データは新たな価値を生み出す資産へと生まれ変わりました。

導入の背景と課題

某行政機関様では、10TBを超える大量データが複数システムに分散しており、必要な情報を探すだけでも多大な時間と労力を要していました。特に、手書き文書をスキャンしたPDFは検索できず、業務の効率化を大きく妨げていました。さらに、機微な個人情報を含むため、外部クラウドへの移行は不可能という制約もありました。

「データはあるのに活かせない」
この課題を解決するために選ばれたのが WAN-RECORD Plus for On-premises です。

導入のポイント

• データ登録の自動化
  夜間や休日等、業務影響のない時間帯に安全に移行。
  
  
• AI-OCR製品との連携
  スキャン文書を検索可能なPDFに変換し、全文検索を実現。
  
  
• オンプレミスでの利用
  外部へデータを持ち出さず、拠点内での安全運用を確保。

導入のプロセス

要件ヒアリングからわずか5か月で利用を開始。必要な機能に絞った追加開発により、コストも期間も最小限に抑えました。

導入の効果

導入後、業務の質は大きく変化しました。特に「検索効率の向上」は顕著で、必要な情報に瞬時にアクセスできるようになっています。

• 検索効率の飛躍的向上
  全文検索により、これまで時間を要していた情報探索が大幅に短縮。
  
  
• 業務スピードと生産性の向上
  分散していたデータが一元管理され、職員が情報を探す負担が軽減。
  
  
• 埋もれていたデータの有効活用
  AI-OCRにより手書き文書も検索可能になり、過去の知見を活かせる環境を整備。
  
  
• セキュリティと効率化の両立
  オンプレミス環境で安全に運用しつつ、情報活用の幅を拡大。

これらの成果により、データは「ただ保管するもの」から「日々の業務を支える資産」へと進化しました。

次世代型コンテンツ管理システム -  WAN-RECORD Plus for On-premises