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SPA(Sustainable Process Archiver)

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ビジネス文書の業務効率化とリスク低減をサポートする文書活用ソリューション

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証取得(※)、2022年1月施行の電子帳簿保存法改正に対応したソフトウェアです。
文書のデータ入力効率化、ペーパーレスによる紙保管コストの低減、文書のライフサイクルマネジメントが可能です。
また、API連携が可能であるため、既存ワークフローシステムとの連携が容易であることも特長です。

※電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証取得とは
JIIMAがスキャナ保存を行う市販ソフトウェアの電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満たしていると判断したものを認証します。(参照:JIIMA認証制度について)

更新情報
お知らせ 新規追加 2021.12.27
SPAで実現できること
文書データの入力効率化

SPAは紙文書をデータ化し、システムへの入力業務の正確性を向上させ業務で発生する手間とコストを削減することで、時間・場所・人に制限されないオフィス文書の運用が可能です。
それを可能にしているのが高精度な4つのOCRエンジンとAPI連携です。
OCRエンジンは活字用・チェックボックス用・手書用の各領域を補完することで認識率を向上させ、AI機能によって誤認識を自動学習することで認識率をさらに向上させます。
Web APIを公開している為、RPAツールと連携することで文書データの入力が効率的になります。

 

 

電子帳簿保存法の対応によるペーパーレス実現

SPAを用いて、国税関係書類や電子取引の取引情報を電子保管することで、紙保存のコスト削減、コンプライアンス・ガバナンス強化を行い、電子帳簿保存法への対応を実現します。
また、既存のワークフローシステムとAPI連携することで、電子帳簿保存法に対応した証憑管理が可能です。
ワークフロー申請No.をSPAと会計システムに持たせることで「帳簿との相互関連性」を実現します。

 

文書のライフサイクルマネジメント

他システムから出力される文書ファイルや作成した文書ファイルを、自動的に保存・仕分保管することで重要文書管理の属人化を防止します。
さらに領収書など法令で保存期間が定められているものや、登記・訴訟関係書類(権利証など)のように永久保存すべきものなどの記録管理にも適応しています。

SPAの活用例
マイナンバー管理業務の効率化


・支店や税務署からの問合せ対応に伴う検索業務が非効率
・原本(紙)と電子データのライフサイクル管理が脆弱
・2018年より施行された預貯金口座への付番に伴う業務変更は、以前の業務スタイルでは対応できなかった


・申告書の受け取りから保管、データ消去まで一貫した文書管理を実現
・電子化により、支店からの個別問合せ対応や行内限定の情報開示による情報共有化を実現
・各種変更手続き時の、番号申告済確認による申告手続きの要否確認業務の効率化を実現
・税務署の照会・要請に基づく支払調書に必要な番号呼び出しと記載業務の効率化

 

ミルシート(鋼材検査証明書)の全社共有



・ミルシートの原本を各工場で印刷し保管していたため、各営業担当者が問い合わせを受けてから各工場へ確認するため
 時間と手間がかかっていた
・印刷物は原本とコピーで区別したいが、用紙の違いだけでは判別が難しく原本紛失のリスクがあった


・22万ファイルの膨大な帳票を確実に保管し、必要な時はすぐに検索&利用が可能となり、問合せ時間短縮による業務効率化と
 顧客満足度の向上を実現
・SPAから再出力した帳票は透かしで原本と区別が可能となり、複写印刷のセキュリティ向上
・偽造や改竄防止のために、部門ごとに操作権限の振り分けを行うことで厳格なアクセスコントロールを実現

 

リベート精算申請の業務効率化

・リベート精算申請書の承認者がそれぞれ別の遠隔地の為、承認者ごとに申請書をFAX送信しており、送信コストが発生していた。
 また、FAX受信に気づかずに承認を忘れるなど、業務が停滞することがあった
・精算申請後も発生する細かな変更点の確認を経理部門が目視で行っていた為、工数がかかっていた


・SPAに取り込む際に文書内情報をOCRでデータ化。データ化した情報を元に文書仕分けと承認者振り分けの自動化を実現。
 また、メール通知機能により承認の停滞を回避。
・承認文書をPDF化することで、Excelファイルとの突合を電子化し確認作業時間を短縮。突合後はデータをCSVファイルで出力し、
 基幹システムにデータ連携することで連携工数を削減

お問い合わせ

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デジタルビジネス事業本部 営業企画統括部

E-mail:db_sales@focus-s.com

住所:〒141-0022 東京都品川区東五反田5-24-10 テラサキ第3ビル3F

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