ERPの導入事例を解説！業務へのプラス効果・クラウド型の特徴も解説

「ERPを導入した企業や組織の事例を知りたい」
「どのような企業がERPを導入すべきなのかな」

ERPが実際の業務にどのように活用できるのかを、うまくイメージできない方もいるかもしれません。詳細は本文で解説いたしますが、ERPは多くの業界で導入されています。その結果、完全電子化・業務の効率化・顧客満足度の向上などが実現されています。導入するシステムによっては、さらなる効果も期待できることでしょう。

そこで本記事では当社のERPシステム導入事例・使うべき企業の特徴・導入が上手くいかない原因について解説いたします。ERPシステムの導入を検討している方は、ぜひご参考ください。

ERP製品の導入事例をご紹介

まずは当社のERP導入事例を解説いたします。

• ERP導入実例その1｜府省様向け（公共）の研究開発管理システム
• ERP導入実例その2｜ 介護用品販売・レンタル業向けの配送管理システム
• ERP導入実例その3｜ 自社への導入事例

ERP導入実例その1｜府省様向け（公共）の研究開発管理システム

当社では府省様向け（公共）の研究開発管理システムを開発・導入いたしました。

紙での申請・承認業務を完全に電子化
常に最新の情報を把握
多種多様な申請書をフレキシブルな共通機能で統合化

引用文：株式会社フォーカスシステムズ｜府省様向け研究開発管理システム（2024年1月12日時点）

公募から成果報告に至るまでの各種手続きの実施と管理を目的として、府省共通のシステムを開発いたしました。このシステムの導入により、研究開発の一連の業務プロセスがスムーズに進行し、研究者や関連機関内のの承認手続きの完全電子化を実現しています。

新しい研究開発管理システムの導入後は、業務とステータスが完全に連動するようになり、申請書のステータスが常に正確かつ最新の状態を保つことができるようになりました。これにより、ステータス更新の労力が大幅に削減され、月次での申請件数集計業務も容易になりました。

さらに、様々な申請書に対応可能なフレキシブルなユーザインターフェースも開発。要望に応じたコストとスケジュールで実現しました。

ERP導入実例その2｜ 介護用品販売・レンタル業向けの配送管理システム

当社は他にも介護用品販売・レンタル業向けの配送管理システムを開発・導入しています。その結果、以下を実現いたしました。

リアルタイムな状況把握による配送計画
顧客満足度の向上
担当者の負荷軽減

引用文：株式会社フォーカスシステムズ｜介護用品販売・レンタル業向け配送管理システム（2024年1月12日時点）

配送ドライバーの稼働予定をリアルタイムで把握できるようになり、効率的な配送計画の立案を実現することができました。

また、お客様への流通ルートを集約させたオムニチャネル基盤を構築することで、配送ドライバーがiPadを使用して、お客様訪問時に次回配送予約の調整をすることもでき、顧客満足度の向上と配送サービスの効率化を実現しました。これにより、配送日程調整担当者の作業負担も軽減されました。

ERP導入実例その3｜自社への導入事例

当社の事例となりますが、ERPを導入することで以下を実現することも可能です。

スピーディな経営状況の把握
36協定の対応強化
間接業務の大幅削減

引用文：株式会社フォーカスシステムズ｜自社基幹システム（2024年1月12日時点）

月次締め業務のボトルネックだった業務の電子化により、情報集計の時間短縮に成功しました。統合されたデータベースにより、経営状況のリアルタイムでの状況把握が可能です。36協定の対応強化では、社員の出退勤登録による稼働時間のリアルタイム把握や、アラーム機能による高稼働の未然防止を実現しました。

それだけでなく、間接業務の大幅な削減も達成できました。Biz∫にシステムを統合することで、シームレスな情報連携が可能となりました。また、自動的な稼働時間集計により、給与計算や原価計算といった機能の使用も可能となり、事務担当者の勤務表チェック、システムへの登録勤務表の改修作業が不要となり、大きな業務改善につながりました。

クラウドなど！導入候補となる2つのERPシステム

上記の事例から「ERPシステムって、業界を問わずメリットがあるんだな。自社でも試してみたいな」と検討を始める方がいるかもしれません。そこでここでは、導入候補となる2つのERPシステムを解説いたします。

• クラウド型ERP
• オンプレミス型ERP

クラウド型ERP

クラウド型ERPは、インターネットを介して提供されるERPシステムのことです。ベンダーのサーバーにERPが設置されるので、自社でサーバーを準備しなくて済みます。システムの購入やハードウェアの準備なども不要です。

そのため、後述するオンプレミス型と比較して初期費用を安く抑えられます。可能な限り費用を抑えてERPを導入したい、保守管理ができる技術者がいない場合は、クラウド型を検討してみてはどうでしょうか。また、短期間で導入を済ませたい場合にもおすすめです。

オンプレミス型ERP

オンプレミス型ERPは、自社サーバーにERPを設置して運営するタイプのERPシステムです。一般的には、企業内のネットワークを経由して利用します。導入時にシステムを一括購入するため、初期費用は高額になりがちです。

またオンプレミス型ERPは、ランニングコストを抑えやすい傾向にありますが、ゼロではありません。例えば以下のようなコストがかかることがあります。

• ハードウェアの維持費用
• ソフトウェアライセンスの更新費用
• ネットワーク設備の維持費用
• セキュリティ対策費用

導入する前に、上記費用がトータルでいくらかかるのかを必ず確認しましょう。

なお、求める機能やセキュリティの追加などは比較的自由に行えます。ただし、保守管理も自社で行う必要がある点にはご注意ください。技術者がいる場合は問題ありませんが、いない場合は人材の確保やベンダーへの保守依頼が必要になります。

なおERPシステムの詳細は以下の記事をご参考ください。
ERPとは？基幹システムとの違い・形態・メリット・導入時の流れを解説

ERPを業務に導入すべき企業の特徴

ERPを業務に導入すべき企業の特徴は、以下の4つです。

• 各種データを見える化したい
• 企業情報を一元管理したい
• リアルタイムで経営情報を把握したい
• とにかく業務を効率化したい

各種データを見える化したい

各種データを見える化したい企業は、ERPを導入すべきです。ERPなら気付きにくい業務上の変化や数値をデータ化できるからです。

例えば製造業であれば在庫状況や発注状況、供給チェーンの状態などをトラッキングできます。導入するERPシステムによっては、このような情報をダッシュボード上で見える化することが可能です。これにより、在庫過剰や不足のリスクを減らせるでしょう。

また、各プロセスの遅延も特定できます。問題発生の早期発見ができるため、迅速に対応することが可能です。また、データを見える化することで問題を早期に発見し、業務の改善施策を練りやすくなることでしょう。

企業情報を一元管理したい

ERPを業務に導入すべき企業の特徴として、企業情報を一元管理したいことが挙げられるでしょう。ERPを導入すると、部署ごとで管理されていたデータの一元管理が可能になります。

例えば製品の在庫管理をするには、需要と供給のバランスを適切に把握することが求められます。需要に対して供給が少なければ、在庫不足に陥るかもしれません。すると、製品の販売機会を逃すことにつながるでしょう。場合によっては製品を必要としている人から苦情が入るかもしれません。

反対に、販売する製品の量が多すぎると在庫過多になります。在庫の保管費用がかかったり廃棄ロスにつながったりするため、企業利益の低下を招くかもしれません。

このような事態を防ぐためには、売上データと生産データの正確な把握が必要です。しかしそれぞれのデータを管理する部門が別である場合、データを確認するための時間がかかるでしょう。

そのようなときに役立つのが、ERPです。ERPを導入するとすべての情報を一元管理できます。さまざまなシステムデータをチェックしたり、各部署にデータ提出を要請したりする手間はありません。一度データ入力をすれば他の関連データにも反映されるため、整合性のチェックもせずに済むでしょう。

リアルタイムで経営情報を把握したい

リアルタイムで経営情報を把握したい企業も、ERPを業務に導入すべきと言えます。ERPなら常に最新の経営情報を確認できるからです。導入するシステムにもよりますが、例えば以下のような情報を確認できます。

• 財務会計
• 資産情報
• 債権管理
• 人事労務管理
• 販売管理
• 生産管理
• 品質管理
• 在庫管理
• 購買管理
• 営業管理

この中から任意で項目を選び、データを把握できます。具体例として、製品別売上と地域別売上の項目を抽出することで、売上の伸びが良くない製品や地域を確認できます。このようなデータから、製品ターゲットの調整やマーケティング戦略の見直しを行うといった新たな施策を検討できるでしょう。

またキャッシュフロー・収益性・負債比率などの財務指標をリアルタイムで確認することで、不要な支出削減や収益性の高い事業への投資を迅速に考えることもできます。

ERPを導入しない場合は、各部署に必要なデータの抽出を依頼する必要があります。抽出を依頼してからデータが集まるまでにはどうしても時間がかかってしまうでしょう。データを集めるのに時間がかかっていては、迅速な経営判断ができません。さらにバラバラに集まったデータを見比べる必要があるため、重要な情報を見落とすおそれもあるのです。

このことからERPシステムを導入しなかった場合、常に最新の情報に基づいた経営判断をすることは少し難しくなると考えられます。今後の変化に備えるためにも、ERPで常に最新情報を確認・共有できる状況に整えておく必要があるでしょう。

とにかく業務を効率化したい

ERPを業務に導入すべき企業の特徴として、業務効率化を図りたいことが挙げられます。ERPを導入するとデータ入力や共有の手間が省けるからです。

ERPを活用しない場合、特定の業務処理をするときに複数のデータ入力が必要になります。新入社員を採用した場合に行う処理の一例は、以下の通りです。

• 従業員名簿への名前の追加
• 配属部署の日報システムへの登録
• 給与計算システムへの登録

システム間のデータが連携していないと、何度も同じ情報を入力する手間が発生します。手間がかかるだけではなく、データが重複したり入力ミスが起きたりするおそれもあるでしょう。修正対応が発生すると無駄な手間が生まれ、どんどん業務効率が下がってしまいます。

しかしERPを導入すると、1箇所に入力したデータが関連箇所にも反映されます。そのため、入力の手間を削減することが可能です。データの重複や入力ミスも防ぎやすくなるため、無駄な修正作業も発生しにくくなるでしょう。

失敗のもと！ERP製品の導入が上手くいかない原因

ERP製品の導入に失敗する原因として考えられるのは、以下の3つです。

• ERPを導入するだけで業務を効率化できると思い込んでいた
• 目標設定がズレていた
• 自社にあっていないERPを導入してしまった

ERPを導入するだけで業務を効率化できると思い込んでいた

ERP製品の導入が上手くいかない原因として、導入だけで業務を効率化できると思い込んでいることが挙げられます。ERP製品の導入には既存業務の見直しや社員の教育など、行うべきことが多くあります。具体的には以下のようなものがあります。

• ERP操作のトレーニングやフォロー
• 各数値の定期的なモニタリング

ERPを使いこなすためには、操作トレーニングが不可欠です。トレーニングやフォローがない場合、使い方を覚えるのに時間がかかってしまいます。最悪の場合だと操作を覚えることを面倒に感じ、導入したERPがあまり使われなくなるかもしれません。そのため、必ずERPの操作トレーニングやフォローを行ってください。

具体的には、ワークショップを行うのがおすすめです。実際の業務でどのような機能を使いどのような操作を行うのかが実践的に学べる機会を作ります。業務内容によって操作方法が異なるので、部門別にワークショップを開催すると良いでしょう。

テレワークが中心の場合は、オンライントレーニングを導入するのも1つの手です。ビデオ通話や動画配信ツールを利用すると、スムーズに行えます。複数名に対してまとめて行うのも良いですし、従業員の様子を見ながら個別でトレーニングするのもおすすめです。

また、各数値をモニタリングすることも重要です。ERPの導入によってどのくらいパフォーマンスが向上したか、どれだけ目標達成に近づけたかをチェックする必要があるからです。ERP導入による効果を把握せずにいると、業務効率化につながっているかどうかがわかりません。場合によってはかえって業務効率が下がっているおそれもあります。そのため、設定した目標に応じて各数値のモニタリングを行ってください。

目標設定がズレていた

目標設定が経営陣・IT部門・最終ユーザー（実際の担当者）の間でズレている場合、ERP製品の導入がうまくいかないかもしれません。システムの選定やカスタマイズにおいて誤った決定がなされることがあるためです。

例えば、経営陣・IT部門・最終ユーザーが以下のように期待しているとします。

このような場合、各関係者の期待が異なるため、ERPシステムの選定やカスタマイズがそれぞれのニーズに対応することが難しくなります。これでは、組織内でのコミュニケーションの欠如や誤解を引き起こし、結果的にプロジェクトの遅延や不十分な結果を招く原因となることがあるのです。

このようなことを避けるためにも、まずは自社の現状を把握してください。そして現場の課題を明確にし、目標設定を行いましょう。

目標設定を行う場合、以下のような方法があります。

• 業務プロセスを分析
• 各関係者の意見や期待していることを確認

業務プロセスの分析では現在の業務フローを細分化し、各ステップで行っていることや業務にかかる時間などを詳細に洗い出します。すると不要なフローや時間のかかる作業、非効率な部分などが明確になるでしょう。明確になった課題をもとに目標を定義できます。

また、各関係者の意見や期待していることから目標設定をするのも1つの方法です。アンケートやインタビューを活用してニーズを把握したり、課題や期待を聞き取ったりします。集めた情報をもとに各関係者の期待や要求を明確にして、どのような目標にすべきか検討します。

自社にあっていないERPを導入してしまった

自社にあっていないERPを導入することも、ERP製品の導入がうまくいかない原因として挙げられます。自社の業務や業界特有の要件に適さないERPを選ぶと従業員の負担が増加し、業務効率が下がるおそれがあるからです。

例えば、製造業界の会社が在庫管理と生産スケジューリングの改善を目的にERPシステムを導入したとします。カタログスペックだけを見てERPを選んだ結果、導入後に自社特有の生産プロセスに未対応だと気づくケースも少なくありません。このような事態は、避けるべきです。

したがってERP選定時には、自社に最適な製品を選ぶことが重要です。自社に最適なERPを選ぶ際、先述した『目標設定』以外に以下を実施するのがおすすめです。

• カスタマイズ性を確認する
• 相見積もりを取る

まずはどの程度システムをカスタマイズできるかを確認します。特に自社にユニークなビジネスプロセスや要件がある場合は、標準的なERPソリューションではカバーできない・対応しているシステムが見つからないなどといったおそれがあります。その場合は自社に最適化できるよう、カスタマイズができるかを確認すべきでしょう。

また長期的な視点を持ち、現在のビジネスニーズだけでなく将来の拡張性や柔軟性も考慮することも重要です。拡張性や柔軟性を備えていれば、長期間無理なく使い続けられることでしょう。なお、これらの判断には専門知識が必要です。経験豊富なITプロフェッショナルやコンサルタントに協力を依頼すると良いでしょう。

相見積もりを取るのも有効です。相見積もりを取ると価格や機能、サービスレベルなどの比較検討ができます。これにより、機能面とコスト面のバランスがとれたERPを選びやすくなるでしょう。将来アップグレードする際にどのくらいの追加コストがかかるのかも把握しておくと、コスト面で失敗しにくくなります。

まとめ

ここまでERPの事例や導入すべき企業の特徴を解説してきました。ERPは業界・業種を問わず、多くの企業で採用されています。同業他社の導入事例を確認することで、自社にどのような効果をもたらすかをイメージしやすくなります。

またERPは部門別で管理されているデータを一元管理し、業務を効率化できるシステムです。数値の見える化やリアルタイムで経営情報を把握したい企業に適しています。

もちろん適切な目標設定やERP製品の選定、業務プロセスの変更などを行わないと導入に失敗するおそれがあるでしょう。そのためERPの導入は慎重に進める必要があります。ERPの導入を検討している場合は、ぜひ一度当社にご相談ください。