DXで業務効率化！作業時間削減などのメリット・導入手順・事例を解説

「DX化すると、業務を効率化できるの？」
「そもそもDXってなんだろう」

このような疑問を持つことがあるかもしれません。DX（デジタルトランスフォーメーション）とは簡単に言いますと、デジタル技術を利用し、業務プロセスなどを改革する取り組みを指します。DX化することで、競争力の向上や経営資源の最適化を期待できます。実際に、業務の効率化や人的ミスの削減を実現している事例もあるため、十分に期待できるでしょう。

ただし、DX化を成功させるには、正しい導入手順を踏む必要があります。それだけでなく、DX化する際にはいくつかの注意点があります。これらに対して気を付けることで、DX化の成功確率を上げられるでしょう。

そこでこの記事では、DXに関する基本情報・DX化が必要な理由・メリット・注意点・導入手順・事例を解説いたします。ぜひご参考ください。

DXとは？政府が推進している理由も解説

ここではDXに関する基本情報を解説いたします。

• 生産性に変革を！DXとは
• 政府がDX化を推進している

生産性に変革を！DXとは

DXとは、デジタル技術を駆使して、企業や組織のビジネスモデルや業務プロセスを根本から変革し、新たな価値を創出し、競争力を高める取り組みのことを指します。DXの具体例として、主に以下が挙げられます。

上記のように、DXはデジタル技術を駆使して、既存のビジネスモデルを再構築し、新しいサービスや製品を開発します。これにより、企業は新たな市場に進出したり、ニーズに対してより効果的に応えられたりするでしょう。

なお、DXと聞くと『ITツールを取り入れて業務を効率化する』ことをイメージしがちですが、『業務を効率化するだけでなく組織文化の変革やビジネスモデルの再構築をする』こともDXに含まれます。

政府がDX化を推進している

政府はDX化の促進に取り組んでいます。その一例として、以下のような税制が創設されました。

（１）デジタルトランスフォーメーション（DX）投資促進税制の創設

○デジタル技術を活用した企業変革を進める観点から、「つながる」デジタル環境の構築（クラウド化等）による企業変革に向けた投資について、税額控除（５％・３％）又は特別償却（30％）ができる措置を創設します。（２年間の時限措置）

引用元：財務省｜３ 法人課税（2024年2月15日時点）

この税制は、企業がデジタル技術を活用して、ビジネスモデルや業務プロセスを変革し、デジタル化を推進するための投資を支援するために設計された税制優遇措置です。企業がDXに関連する投資を行う際に、税負担の軽減や特定の税額控除を受けられるようにすることで、デジタル技術の導入と活用を促進することを目的としています。ただし、投資促進税制の具体的な内容は地域により変わる可能性がありますので、詳細は各行政に確認をすると良いでしょう。

世界に対抗！DX化が必要な理由

ここではDX化が必要な理由について解説いたします。

• 競争力の低下防止
• 経営資源の最適化

競争力の低下防止

DX化が必要な理由として、競争力の低下防止が挙げられます。近年、デジタル技術の進化によってビジネス環境は大きく変化しており、その変化に合わせた取り組みが必要です。

例えば、デジタル化をすると、市場の変化や顧客のニーズをリアルタイムで把握し、迅速に対応することが可能です。顧客データの分析やパーソナライズされたサービスの提供が容易になります。顧客満足度を高め、顧客ロイヤルティの向上につながるでしょう。

そのため、もし自社はDX化を進めず、競合他社がDX化を進めた場合、市場での競争力に差がつくかもしれません。競争力の低下が懸念されるでしょう。競争を勝ち抜くためには、企業は常に新しい価値を創出し、競合他社との差別化を図る必要があります。そのときに役立つのが、DXというわけです。

ただし、DX化は一朝一夕で実現できるものではありません。自社の状況や課題に応じて、DX化を推進していくことが重要です。

なお生産性に関する詳細は以下の記事をご参考ください。
業務効率化と生産性向上は違う？メリット・取り組みポイント・注意点を解説

経営資源の最適化

DX化により、経営資源の最適化を実現できます。データ分析などに基づき、今ある経営資源をより効率的に使えます。

例えば、AIやIoTなどの技術を活用することで、顧客データや生産データなどの情報を収集できます。収集した膨大なデータを分析すれば、インサイト（消費者の購買行動の根底にある本質的な欲求。簡単に言うと潜在欲求のようなもの）を明らかにできるでしょう。これにより、より精度の高い意思決定が可能になり、経営資源の配分を最適化できます。 

業務効率の改善など！DX化させるメリット    

ここでは業務効率の改善など、DX化のメリットを解説いたします。

• 業務効率の向上
• 情報を可視化できる

業務効率の向上

DX化によって、業務効率の向上を期待できます。一部業務を自動化もしくは効率化できます。

例えば、手作業だと時間がかかる業務プロセスを、デジタル技術を使って自動化することで、作業時間を短縮できます。導入ツールにもよりますが、データ入力・文書管理・経費精算・顧客データベースの管理などを自動化できるでしょう。業務の効率化もしくは自動化はもちろんですが、ヒューマンエラーも減らせるかもしれません。

情報を可視化できる

DX化のメリットとして、情報の可視化も挙げられます。多くの情報を可視化することで、顧客に対して効果的なアプローチを実現できるかもしれません。

例えば、顧客管理システムを使用することで、顧客の基本情報・購買履歴・問い合わせ履歴・サービス利用状況など、さまざまな情報を一元管理できます。これにより、顧客ごとの包括的な情報を瞬時に把握可能です。そして何より、収集したデータを分析し、さまざまな属性や行動パターンに基づいてセグメントできます。ターゲットとする顧客層を明確にし、それぞれのニーズに合わせたアプローチを計画および実行できます。営業における費用対効果を向上できるかもしれません。

それだけでなく、多種多様な情報を可視化することで、新たなビジネスチャンスを創出できる可能性もあります。例えば、過去の購買履歴や行動パターンから、顧客が次に興味を持ちそうな製品やサービスを予測します。これにより、営業チームはニーズに先んじて提案を行うことができ、クロスセルやアップセルの機会を増やせるかもしれません。

これらのような施策により、営業部門は顧客に対して、深い理解に基づいた効果的な営業活動を展開できます。結果として、売上の向上や顧客ロイヤルティの強化につながるでしょう。

導入前に要確認！DXの注意点を解説    

ここではDX導入前に注意すべき点を解説いたします。

• 自社にあったツールを選ぶ
• 従業員への教育やフォローが必要
• Excelなどのツールを使いこなす必要があるかもしれない

自社にあったツールを選ぶ

DX化する際は、自社の課題や目的にあったツールを選ぶ必要があります。企業ごとに直面している課題や達成したい目的は異なり、一般的なツールでは特定の課題を解決できない場合があります。

例えば、過剰在庫と品切れによる機会損失に悩まされており、在庫管理の効率化を求めているのであれば、リアルタイムでの在庫追跡と予測分析を行えるツールを導入するのが好ましいです。需要予測・在庫最適化・サプライチェーン管理をし、在庫管理の精度を高めます。このような機能が搭載されていないツールを導入した場合、課題解決は望めないかもしれません。

また、仮に同じ系統のツールであったとしても、自社により最適なものを選ぶ必要があります。自社の課題やプロセスに最適化されたツールを選択することで、より効果的な作業効率化や生産性向上を期待できるからです。万が一、不適切なツールを導入すると、余分な作業が発生したり、うまく機能しなかったりするかもしれません。その結果、作業効率や生産性が逆に低下するおそれがあります。自社に最適なツールを導入することは必須と言えます。

主な対策としては、要件定義を明確に行うことが挙げられます。課題解決に必要な機能・必須条件・望ましい条件をリストアップし、ツールに対して求めることを具体的にしましょう。

なおITに関する詳細は以下の記事をご参考ください。
IT化で業務効率化！生産性向上などのメリット・役立つツールを解説

従業員への教育やフォローが必要

DX化を進める際、従業員への教育やフォローが必要です。導入したばかりの時期は、ツールを使いこなせていないことが予想されます。従業員が新しい技術やツールを使いこなせるようにするために、教育やフォローを適宜行う必要があります。

教育に関しては、従業員のスキルレベルや役割に応じてカスタマイズされたトレーニングを実施すると良いでしょう。事前にヒアリングおよび各従業員のITリテラシーやスキルレベルを把握し、初心者用・中級者用・上級者用のトレーニングプログラムを作成するのがおすすめです。

トレーニング後も、従業員が新しいスキルを職場で実践的に活用できるよう、継続的なフォローやセッションを行いましょう。定期的なフォローアップミーティング・Q&Aセッション・1対1の面談などを通じて、従業員が直面する問題を解決し、学習を促進するのがおすすめです。

Excelなどのツールを使いこなす必要があるかもしれない

ケースにもよりますが、Excelなどのツールを使いこなす必要があるかもしれません。DX化を促進させるツールを導入したとしても、特定の業務やプロセスにおいては、Excelのような既存ツールが重宝する可能性があります。

例えば、Excelのグラフやピボットテーブルは、データをわかりやすく提示する際に役立ちます。そのため資料作成・進捗報告を行う際に、Excelなどの既存ツールを扱う可能性があります。また、初期のDX段階においては、高価なソフトウェアを導入する前に、手元にあるExcelなどの既存ツールを最大限活用することで、コストを節約しようとすることも考えられます。これらのような場合は、Excelを使いこなす必要があるかもしれません。

しかしExcelを使いこなすには専門知識やスキルが必要となるケースが多く、一筋縄ではいかないでしょう。その場合、外部のオンライン研修や教材の利用を検討した方が良いかもしれません。もちろん自社で教材を作成することも可能ですが、手間暇を考えると、実行はなかなか難しいでしょう。自社の状況や従業員のスキルレベルなどに基づき、判断しましょう。

なおExcel業務に関する詳細は以下の記事をご参考ください。
Excel業務の効率化を実現する方法やツール5選！関数や自動化候補の作業も解説

企業は要チェック！DXの導入手順    

ここでは、企業がDX化を目指す際の手順を解説いたします。

1. 目標を設定
2. 業務を棚卸
3. 課題に優先付け
4. テスト運用
5. 本格運用
6. 検証と改善

1．目標を設定

企業がDX化を目指す際は、明確な目標設定が不可欠です。途中で、方向性が意図せずしてぶれるかもしれないからです。DX化することで達成したい成果を明確にし、組織全体が一致団結して目標に向かえる状態にしましょう。

目標を設定する際は、SMARTの原則を利用するのがおすすめです。SMARTの原則とは、目標設定のための一般的なガイドラインのことであり、効果的で達成可能な目標を立てる際に役立ちます。具体的には以下の通りです。

SMARTの原則を用いることで、曖昧さを排除し、目標が明確になります。目指すべき状態を明らかにすることで取り組みやすくなり、目標達成の確率を高められます。自分で目標を判断できない場合は、経営陣・現場担当者などに相談すると良いでしょう。

2．業務を棚卸

次に業務を棚卸しましょう。企業がDX化するには、まず、現行の業務プロセスを徹底的に理解し、ボトルネックや課題を洗い出すことが重要です。

業務を棚卸する際に役立つのが、プロセスマッピングです。業務プロセスを視覚的にマッピングすることで、各ステップを明確に理解し、非効率な部分やボトルネックを特定できます。プロセスの各ステップを記録し、関与する人員やシステムを明記してください。不明点が出てきた場合は、現場事情に詳しい担当者に確認しましょう。

3．課題に優先付け

出てきた課題に対して優先付けを行いましょう。業務を棚卸すると、多くの課題が出てくるかもしれません。すべてに対して同時に取り組むことは、多くの場合で困難でしょう。仮に取り組めたとしても、すべてを一気に解決できるとは限りません。優先順位を付け、1つずつ確実に課題をクリアしていく方が効率的かもしれません。

優先順位を付ける際は、アイゼンハワーマトリックスを用いるのがおすすめです。アイゼンハワーマトリックスとは、課題を『緊急かつ重要・緊急だが重要ではない・重要だが緊急ではない・緊急でも重要でもない』の4つのカテゴリに分類する手法のことです。具体的には以下の通りです。

縦軸が重要（上に行くほど重要）、横軸が緊急（右に行くほど緊急）になります。アイゼンハワーマトリックスは時間管理に用いられるのが一般的なのですが、優先順位を付ける際にも役立ちます。緊急かつ重要な課題から取り組みましょう。

4．テスト運用

課題に対して優先順位を付けたら、その課題を解決し得るツールをテスト運用しましょう。DX化を目指してツールを導入する場合、既存の業務プロセスやシステムに大きな変革をもたらす可能性が高いです。事前に確認しておくことで、本番環境で発生し得る問題を把握できるでしょう。また、新しいテクノロジーやシステムが実際の業務にどのように適合し、効果を発揮するかも確認できます。

テスト運用を行う際は、本番環境に近いテスト環境を用意してください。テスト結果が、実際の運用環境にも当てはまるようにしましょう。もちろん、データのバックアップやセキュリティ対策も忘れずに実行した方が良いでしょう。

また、テスト運用の目的を明確にし、何（パフォーマンス・ユーザビリティなど）をテストするのか、どの範囲でテストを行うのかも定義してください。この段階で、具体的な成功基準も設定しておきましょう。

5．本格運用

テスト運用で問題がなければ、本格的な運用を開始しましょう。設定した目標にもよりますが、運用をする際は、主に以下の点をモニタリングすると良いでしょう。

モニタリング対象の指標（KPI）は、プロジェクトの目標と直接関連するものを選定する必要があります。自分で判断できない場合は、現場担当者などに相談すると良いでしょう。

6．検証と改善

本格運用および情報収集ができたら、検証と改善を行いましょう。この段階における主な目的は、設定した目標に対してどの程度成功しているかを判断し、必要な改善点を明らかにすることです。目標値と現状値を比較し、対策および今後の方針を定めましょう。

なお、DXにおいては『従業員の受け入れ状況』を確認することも極めて重要です。そもそもDXは、デジタル技術が各部門に浸透し、ビジネスプロセスが効率的に再構築され、従業員が新しいツールや手法を積極的に活用している状態を指します。単に『数値改善できたらOK』というものではありません。従業員が積極的にITツールなどを活用し、無意識的にDX化に取り組んでいる状態が理想的です。このような状態になれば、持続的な変革を期待できるでしょう。その結果、DXによる利益の最大化を期待できます。この状態を目指し、検証と改善を続けていきましょう。

データ化の必要性がわかる！DXの導入事例    

ここでは、DXの導入事例を解説いたします。

製品メーカー様

独立行政法人様

製品メーカー様

当社の事例で、製品メーカー様に導入した事例があります。

一連の問合せ業務を電子化

顧客満足度の向上

短期導入

引用元：株式会社フォーカスシステムズ｜製品メーカー様向け製品問合せ業務ワークフロー化（2024年2月15日時点）

製品に関する顧客からの問い合わせを改善するために、電子的なプロセスを導入しました。以前は、顧客からの問い合わせを電話やメールで受け付け、台帳で管理していました。これにより、問い合わせと回答の追跡が個々の担当者に依存し、顧客への返答が遅れる、もしくは漏れることが問題となっていました。

この問題を解決するために、問い合わせ受付・社内での内容確認・回答担当者への割り当て・回答の作成・顧客へのWebフォームを通じた回答にいたるまで、プロセスを電子化しました。この変更により、Webフォームを通じた問い合わせ受付は、電話対応の必要性がなくなり、受付の負担が軽減されました。

それだけでなく、業務フローを可視化することで、担当者間での役割が明確になり、作業の漏れや手戻りが減少し、作業効率が向上しました。また、過去の類似問い合わせの検索と回答が可能になりました。問い合わせ内容と回答状況の可視化により、業務の属人化が解消され、顧客への返答が迅速になり、製品のアフターサービスの満足度が向上しました。

この効果をもたらしたのが、『IM-BIS（Business Integration Suite）』です。コーディング不要の統合開発機能を持つIM-BISを使用することで、わずか3ヶ月でユーザーが満足するシステムを実現しました。

独立行政法人様

他にも、独立行政法人様に導入した事例もあります。

お客様だけで運用できるシンプル設計

マスタデータの一元管理

内製化に向けた手厚い研修

引用元：株式会社フォーカスシステムズ｜独立行政法人様向け稟議業務電子化システム（2024年2月15日時点）

この事例では、紙ベースの作業による運用コストとミスの増加、および複数の既存システムによる複雑な運用と管理が問題とされていました。これに対処するために、『intra-mart』を導入しました。シンプルなシステム設計により、業務の効率化と作業ミスの削減、外部への依存減少によるコスト削減が実現しました。

また、分散していた既存システムからのデータ移行は、それぞれ異なるシステム構造と処理のために困難でしたが、各システムに精通したメンバーを配置することで、必要なデータのスムーズな移行を可能にしました。収集されたデータは一元的に管理され、非効率な管理作業から解放されました。

さらに、自社でシステムを内製化できるようにするため、シンプルなシステム構造の構築に加えて、研修やサポートを提供しました。専門的な運用管理チームを形成し、カスタマイズされた研修資料やセミナーを提供することで、新しいワークフローの作成やシステムの運用管理が行えるようになりました。

なお業務効率化の事例に関する詳細は以下の記事をご参考ください。
業務効率化の事例5選｜生産性向上などのメリットや導入を成功させるポイントを解説

まとめ    

ここまでDXに関する解説をしてきました。DX化することで、従来のビジネスモデルを見直し、テクノロジーを活用して業務の効率化を実現できます。ただし、DXには課題も存在します。従来の組織文化やプロセスの変革が求められ、それに伴うリソースやスキルのアップデートが必要です。さらに、セキュリティリスクなどにも慎重に対処する必要があります。

しかし、これらを自社で適切に対処するのは難しいかもしれません。もしDX化に関するお悩みがあれば、当社にご相談ください。